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Ventajas de automatizar procesos de negocio

Ventajas de automatizar procesos de negocio

Es innegable que la actualidad empresarial está marcada por los rápidos y numerosos cambios en distintos ámbitos del sector. La redefinición es ya una palabra de moda, y todo ello se debe a un mejor conocimiento de los intereses de los clientes y de los servicios que demandan. Este factor ha obligado a las empresas a actualizar la forma de administrar eficientemente sus recursos, con especial atención en los empleados, el presupuesto asignado y la gestión de los procesos de negocio. El éxito a la hora de acometer esos cambios estaría ligado a la óptima administración de esos recursos.

Estos cambios a los que nos referimos, se ven influidos en un alto porcentaje por la innovación tecnológica. Las empresas tienen por delante desafíos en este sector en su implementación en los procesos de negocio. Estas mejoras obligan a ejecutar procesos cada día más eficientes para poder dar respuestas al entorno, pero este universo tan amplio de aplicaciones es de difícil interrelación y presenta dificultades como la flexible adaptación a esos cambios.

Este contexto obliga a las empresas a simplificar y dinamizar sus procesos, y la solución está en automatizarlos, y ello implica utilizar servicios tecnológicos. Procesos comunes como los del área de administración, ventas, recursos humanos y control de stock, entre otros, pueden ser automatizados mediante tecnología BPMS (Business Process Management System). Llevar a cabo este proceso agrega valor a una empresa, ya que las actividades relacionadas entre sí pueden ayudar a cruzar de manera transversal diferentes áreas de una misma organización e integrar sistemas con el objetivo de optimizarlos y hacerlos más simples, flexibles y veloces.

Las principales ventajas que conllevaría automatizar procesos de negocio incidirían sobre la productividad, la efectividad y la mejora continua.  La automatización permite dividir el flujo de trabajo en tareas y adjudicar a los empleados una responsabilidad, lo que incidirá directamente sobre la productividad.  Otra ventaja es que automatizar procesos reduce el error humano, ya que esa división de funciones permite que cada miembro se centre en la suya y se obliga así a su cumplimiento (pudiendo comprobar mejor quién ha realizado sus tareas y quién no), de tal forma que se mejora la productividad y la competitividad. Además, crear una rutina de recogida de datos, definir qué métricas necesitan y planificar la recogida de información sistematizada repercutirá sobre la mejora continua.

Finalmente, cabe tener en cuenta el presupuesto del que se dispone para diseñar procesos que se puedan realizar en el menor tiempo posible y con una inversión económica no muy alta. Hay que definir y establecer un método de trabajo para toda la empresa y que los empleados sepan qué tarea van a realizar y en qué orden, por lo que el proceso debe estar detalladamente configurado. A pesar de esto, y justificando la flexibilidad del proceso, siempre se deber dejar margen al cambio.

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